Event-Kalkulation: Rechnet sich deine Party?
Ein eintägiges Open-Air-Konzert mit 800 verkauften Tickets bringt nach allen Kosten rund CHF 7'200 Gewinn. Aufgehen tut der Anlass ab rund 670 verkauften Tickets. Darunter schreibt er Verlust. Mit dem Rechner siehst du das für deinen Anlass, bevor du Bühne und Gage buchst.
Das Beispiel im Überblick
| Tickets (Frühbucher, Vorverkauf, Abendkasse, Familie, Kinder, dazu Friends-Liste), ohne MWST | 40'888 |
| Bar, CHF 18 pro Gast, 990 Personen mit Gästelisten, ohne MWST | 16'485 |
| Sponsor, Food-Trucks und Marktstände | 5'100 |
| Einnahmen | 62'473 |
| Gage, Bühne, Ton und Licht, Gelände, Versicherung, WC, Reinigung, Bewilligung | −25'809 |
| Personal: Security, Bar, Runner, Auf- und Abbau | −10'170 |
| Crew-Verpflegung, Druck und Werbung, Organisation, Zahlungsgeräte und Barmaterial | −7'085 |
| Warenaufwand Bar, SUISA, Ticketing- und Kartengebühren | −12'250 |
| Gewinn | 7'159 |
Frei erfundenes Beispiel, Beträge gerundet. Der Rechner ist aus der Planung eines Konzerts entstanden. In der Excel-Tabelle dazu stand ein fast doppelt so hoher Gewinn, weil die Gage in der Summenformel fehlte.
Was der Rechner alles berücksichtigt
- Beliebig viele Ticketarten, auch Familien- und Kindertickets, Friends-Liste und Gästeliste
- Platzmieten für Food-Trucks, Markt- und Merchandising-Stände
- Altersbändel für unter 16 und unter 18
- Barumsatz pro Gast und Warenaufwand
- Wechselgeld pro Kasse mit Stückelung, Zahlungsgeräte, TWINT-Codes
- Material des Barteams und Getränkekarten
- Essen, Gratisgetränke und Coupons für Crew und Künstler
- Druck, Werbung, Social Media und deine Organisationszeit
- Bargeld für Löhne vor Ort und Auszahlungsliste zum Unterschreiben
- Sponsoren, Platzmieten, weitere Einnahmen
- Gage, Bühne, Ton und Licht, Versicherung
- WC-Wagen, Reinigung, Entsorgung, Bewilligungen
- Personal mit Personen, Stunden und Stundensatz
- SUISA auf den Ticketumsatz
- Ticketing-, Karten- und TWINT-Gebühren
- MWST richtig aus dem Bruttopreis, Vorsteuer abgezogen
- Gewinn, Zielgewinn und Break-even in Gästen
Häufige Fragen
Was gehört in eine Event-Kalkulation?
Einnahmen aus Tickets, Friends-Liste, Bar, Sponsoren und Platzmieten; Kosten für Gage, Bühne, Ton und Licht, Versicherung, WC, Reinigung, Entsorgung und Bewilligungen; Personal für Security, Bar und Aufbau; Verpflegung und Gratisgetränke für Crew und Künstler; Druck, Werbung und die eigene Organisationszeit; Zahlungsgeräte und Material des Barteams; Abgaben wie SUISA, Ticketing- und Kartengebühren; dazu die MWST.
Ab wie vielen Gästen rechnet sich ein Event?
Das hängt davon ab, was ein Gast nach Abzug von SUISA, Gebühren und Warenaufwand einbringt, und wie hoch die festen Kosten sind. Im Beispiel bringt jedes verkaufte Ticket rund CHF 53 ein, der Anlass rechnet sich ab rund 670 verkauften Tickets.
Welche Fehler passieren in Excel-Vorlagen für Events?
Häufig fehlen Posten in der Summenformel, die MWST wird vom Bruttoumsatz statt aus dem Bruttoumsatz gerechnet, und die Vorsteuer auf Ausgaben wird als Kosten gezählt, obwohl ein MWST-pflichtiger Veranstalter sie zurückbekommt.