Kalkulation für Party und Event

Tickets

Ticketart	Anzahl	Pers. je Ticket	Preis CHF	Total

+ Ticketart

Ein Familienticket gilt für mehrere Personen, zum Beispiel 2 Erwachsene und 2 Kinder. Kinder kommen nur in Begleitung Erwachsener. (Bei einem Anlass am Tag kommen Familien eher mit Kindern, bei einem Konzert ab dem Abend bleiben Kinder eher zu Hause.)

Friends-Liste und Gästeliste

Beide Listen bezahlen ihre Getränke selbst und zählen deshalb für den Barumsatz mit.

Bar

Warenaufwand in % vom Barumsatz. Gäste an der Bar = alle Personen mit Ticket plus Friends-Liste und Gästeliste. Üblich sind 10 bis 20 Franken Barumsatz pro Gast, je nach Dauer und Publikum.

Kasse und Bezahlen

Miete pro Gerät und Anlass. Einrichten heisst auch Programmieren der Geräte. Die Codes für TWINT und Karten werden gedruckt und an jeder Kasse aufgestellt.

Ausstattung

Getränkekarten gedruckt und laminiert, mehrere pro Bar. Ein Barteam bringt meist Ausgüsse, Shaker, Kühlboxen und Werkzeug mit. Das wird zusätzlich zu den Löhnen verrechnet.

Weitere Einnahmen

Stände

Marktstände: Kleider, Merchandising, Kunsthandwerk und Ähnliches. Sie bezahlen eine Standmiete.

Sponsoren und anderes

Was	Betrag CHF

+ Einnahme

Kosten

Was	Betrag CHF

+ Kostenposten

Beträge so eintragen, wie sie auf der Offerte des Anbieters stehen, mit MWST.

Personal

Wer	Personen	Std. je Pers.	CHF/Std.	Total	Auszahlung bar vor Ort

+ Personal

Barteam und Helfer zahlt man am besten am Schluss des Anlasses bar aus, danach sieht man sie oft nicht mehr. Jede Person unterschreibt den Empfang direkt vor Ort. Auch bar ausbezahlte Löhne sind AHV-pflichtig, das mit der Treuhand klären.

Crew und Künstler

Weitere Crew sind Leute, die nicht in der Personaltabelle stehen, etwa Organisation und Technik. Künstler mit Begleitung.

Essen

Mit den Food-Trucks vorher einen Rabatt für Crew und Künstler aushandeln, damit nicht der volle Preis verrechnet wird.

Gratisgetränke

Getränke aus der eigenen Bar kosten den Warenaufwand, nicht den Verkaufspreis. Für jede Mahlzeit und jedes Getränk braucht es einen Coupon oder Jeton.

Druck und Werbung

VIP-Bändel für Backstage und VIP-Bereich. Altersbändel für unter 16 und unter 18: Bier und Wein gibt es ab 16, Spirituosen ab 18. Am Einlass bekommen Jüngere einen Bändel in eigener Farbe, damit die Bar es sieht.

Social Media im Vorfeld

Instagram jeden Tag pflegen kostet Zeit. Sie wird mit dem Stundensatz unten bei «Organisation» gerechnet.

Organisation

Aufgabe	Stunden	Total

+ Aufgabe

Die Stunden im Beispiel sind Annahmen. Ohne sie sieht der Gewinn besser aus, als er ist.

Abgaben auf den Ticketverkauf

SUISA und Beteiligung in % vom Ticketumsatz ohne MWST. Der SUISA-Tarif hängt von der Art des Anlasses ab. Den genauen Satz bei der SUISA abklären. Eine Beteiligung lohnt sich, wenn die Künstler selbst Werbung für den Anlass machen.

MWST und Ziel

Wir sind MWST-pflichtig
Dann gehen von Tickets und Bar die MWST ab, und die Kosten zählen ohne MWST, weil du die Vorsteuer zurückbekommst. Ob Sponsoring, Platzmiete und Tombola MWST-pflichtig sind, mit der Treuhand klären.

Nicht vergessen